신입사원을 위한 회사생활 꿀팁 슬기로운 직장생활 – 기본 비즈니스 예절 편

이수그룹 예비 신입사원분들! 행복한 연말 보내고 계신가요? 오늘은 ‘신입사원을 위한 슬기로운 직장생활’ 2탄을 준비했는데요. 지난번에는 회사에서 센스있게 생활하는 법을 알려드렸다면, 오늘은 비즈니스 기본예절에 대해 알려드리려고 해요. 과연 회사에서는 어떤 매너가 필요한지 알아볼까요? 

 

메일은 회사생활의 꽃이라고 할 수 있죠. 그만큼 많은 커뮤니케이션이 메일을 통해 이루어지는데요. 학창시절 친구들이나 교수님께 보내는 메일과 비즈니스 메일은 목적과 사용하는 단어, 구성 등에서 차이가 크게 납니다. 

메일은 목소리만 없을 뿐 상대방과의 대화나 마찬가지입니다. 더군다나 업무와 관련된 얘기인 만큼 실수는 최소화해야 하는데요. 실수를 줄일 수 있는 회사 메일 예절은 다음과 같습니다.

 

최대한 명료하게

메일은 간단함이 중요합니다. 하루에도 많게는 수십 개의 메일을 주고받기 때문에 하나하나 내용을 제대로 확인하기 힘들 수 있어요. 그래서 용건만 간단히 쓰는 것이 좋은데요. 

우선은 제목부터 간결하게 업무명, 업무 내용 등을 표기하면 좋아요. 바빠 메일 확인이 어려울 때 제목만 보고서 먼저 내용을 이해할 수 있기 때문이죠. 

본문 역시 길게 늘여 쓸 필요는 없어요. 필요한 내용만 담아 전달하는 것이 중요하죠. 가능한 문장을 짧게 쓰는 것도 방법입니다. 문장이 짧을수록 이해하기가 쉬워, 의미와 내용을 정확하게 파악할 수 있기 때문입니다.

예의 있게

메일을 간단하게 써야 한다고 해도 기본적인 예의는 지켜야 하는데요. 일반적으로 메일은 ‘첫인사-자기소개-내용-끝인사’ 형식으로 진행됩니다. 

보통은 ‘안녕하세요. OO님, OO 팀의 OOO입니다.’처럼 첫인사를 하고 자기소개를 하는 것으로 시작하죠. 그 후, 주된 내용을 간결하게 적고 마지막에는 ‘감사합니다. 좋은 하루 보내세요.’처럼 끝인사를 남기는 것이 좋습니다.

마지막까지 체크

메일 내용을 정확하게 작성했는지 꼼꼼히 체크하는 것도 중요합니다. 바쁜 와중에 메일을 쓰다 보면 파일 첨부를 안 하거나 내용을 잘못 써 보내는 경우가 있기 때문이죠. 보내고 나서 후회하기엔 늦습니다. 그러므로 보내기 전에 마지막까지 내용이 정확히 입력되었는지 하나하나 확인할 필요가 있어요. 맞춤법에서 잘못된 부분이 없는지도 잘 확인해야 합니다. 

 

따르릉~ 조용한 사무실에서 전화가 울리면 처음에는 긴장하고 당황할 수도 있어요. 얼굴을 안 보고 목소리로만 커뮤니케이션해야 하기 때문에 더욱 어렵게 느껴질 텐데요. 물론 전화 통화 역시 기본예절이 있습니다. 아래 내용을 살펴볼까요?

받을 때

 

우선 전화를 받을 때는, 벨이 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 또한, 준비 없이 전화를 받는 것보다는 목소리를 가다듬고 수화기를 드는 것이 안정적입니다. 

받을 때는 상냥하게 ‘안녕하세요. OO 팀 OOO입니다.’라고 소속과 이름을 밝혀 상대방이 목적에 맞게 의사를 전할 수 있게 해야 하죠. 전화를 끊을 때는 ‘감사합니다.’ 같이 끝인사를 남기고 상대가 끊을 때까지 기다렸다가 끊는 것이 좋아요.

 

또한 다른 팀원이 부재 시에 그 팀원의 전화가 울릴 때는 ‘당겨 받기’ 기능을 사용하면 되는데요. 전화를 대신 받고 팀원이 부재중임을 알린 다음, 전화 건 사람의 이름, 직책, 연락처, 전달 내용 등을 메모해서 그 팀원한테 전달해주면 좋습니다.

 

걸 때

전화를 걸어야 할 때는 용건을 미리 정리하세요. 통화 중에 횡설수설하면 안 되니 미리 메모장에 하고 싶은 말을 정리하고 전화를 걸면 좋아요. 전화를 걸었을 때도 받을 때와 마찬가지로 인사를 하고 소속과 이름을 밝히는 것이 좋아요. 

전화 거는 타이밍도 고려해야 하는데요. 상대가 전화 받기에 적절한 시간인지를 생각해 볼 필요가 있습니다. 내가 일하는 중이라 해도 점심시간이거나 이른 아침, 늦은 저녁에는 통화를 삼가는 것이 좋습니다. 

신입사원이 되면 명함을 만들게 되는데요. 자신의 이름이 적혀 있는 명함을 처음 받을 때의 그 설렘은 엄청나죠. 명함을 주고받을 때도 지켜야 할 매너가 있습니다. 기본적으로 명함은 그 사람의 얼굴이라고 할 수 있어요. 그러니 상대방의 명함을 아무렇게 보관하거나 관심 없는 듯 바로 지갑에 넣어버리는 것은 예의가 아니죠. 

줄 때

매너란 기본적으로 상대방의 입장에서 생각하는 것입니다. 명함 매너도 상대의 입장에서 생각한다고 하면 쉬워요. 명함을 건넬 때는 명함에 있는 정보를 손으로 가리지 않고 주는 것이 예의입니다. 또한 상대가 읽기 편한 방향으로 명함을 돌려서 건네야 하죠. 건네면서 밝은 미소로 ‘OO 팀 OOO입니다. 잘 부탁드립니다.’라고 소속을 밝히고 인사까지 같이한다면 금상첨화입니다.

 

일반적으로 명함은 아랫사람이 윗사람에게 먼저 주는 것이 예의입니다. 또한 상대방이 여러 명일 경우, 상사에게 먼저 주는 것이 예의죠. 명함을 동시에 주고받아야 할 때는 오른손으로 명함을 건네고 왼손으로는 상대의 명함을 받으면 됩니다. 

처음에는 명함을 건네는 것도 어색할 수 있어요. 하지만 아주 어려운 것은 아니니까 계속하다 보면 금방 적응할 겁니다. 

 

받을 때

명함을 받을 때의 매너도 있는데요. 명함을 받을 때는 간단한 묵례와 함께 명함에 쓰인 정보를 읽어보고 상대방의 얼굴을 확인하는 것이 좋아요. 명함을 바로 지갑에 넣는 것보다는 5초 정도 손에 들고 내용을 숙지하는 것이 상대에 대한 존중이에요. ‘내가 당신한테 관심이 있다.’라는 것을 보여줄 수 있는 행동이니까요. 

또한 미팅 때는 받은 명함을 테이블 오른쪽에 반듯하게 올려 두는 것이 좋습니다. 물론 당연히 미팅 중 상대방의 명함에 낙서나 메모를 하면 안 되겠죠?